活用方法

目次

  1. 1 研究室内やグループでの活用方法(在校生・教職員)
    1. 1.1 資料作成・保存
      1. 1.1.1 容量無制限のGoogleドライブ・Googleドキュメントを利用した研究室でのファイル共有、共同編集
      2. 1.1.2 Googleドキュメントを活用した論文のオンライン修正
      3. 1.1.3 Googleドライブでの研究データや引き継ぎ資料の共有・保存
    2. 1.2 連絡・コミュニケーション
      1. 1.2.1 Google+コミュニティによる研究室内やOBと現役生間のコミュニケーション
      2. 1.2.2 Googleハングアウトでのグループチャットによるリアルタイム情報共有
      3. 1.2.3 Googleグループによる研究室や自主演習でのメーリングリスト管理
      4. 1.2.4 Googleサイトを利用した学会用ホームページの作成・公開
    3. 1.3 スケジュール調整・リソース管理
      1. 1.3.1 Googleカレンダーによる研究室内での出張情報の共有
      2. 1.3.2 Googleカレンダーによる研究室の予定・物品管理
    4. 1.4 アンケート・意見聴取
      1. 1.4.1 Googleフォームによる研究アンケートの作成・回収
    5. 1.5 その他参考サイトなど
      1. 1.5.1 コラボレーションツールとしての使い方
  2. 2 卒業生としての活用
    1. 2.1 個人でのGoogleアカウントの利用
    2. 2.2 大学からの連絡の受信・アンケートへの回答
    3. 2.3 オンラインの卒業証明書・成績証明書の申請依頼(試行中)
    4. 2.4 ユーザ検索・メッセージ送信機能での同窓生への検索・連絡
    5. 2.5 研究室のGoogle+コミュニティの検索
  3. 3 個人での活用
    1. 3.1 論文連絡先での生涯メールアドレスの活用
    2. 3.2 GppgleAppsツール紹介
    3. 3.3 GoogleApps 利用ドキュメント
    4. 3.4 Googleサポート
  4. 4 GoogleApps活用方法
    1. 4.1 おしえて!あっぷす先生
      1. 4.1.1 第 1 回目 : イベント出欠確認での Google カレンダーの活用方法
      2. 4.1.2 第 2 回目 : Gmail のラベルとフィルタ活用で、効率的にメール管理
      3. 4.1.3 第 3 回目 : Google ドライブでファイルを共有、共同編集
      4. 4.1.4 第 4 回目 : Gmail と Google カレンダーで不在通知
      5. 4.1.5 第 5 回目 : 共同編集でコメント機能活用
      6. 4.1.6 第 6 回目 : Google ドライブのファイルのオーナー権限変更
      7. 4.1.7 第 7 回目 : ハングアウト活用でスピーディーにコミュニケーション
      8. 4.1.8 第 8 回目 : 海外出張でハングアウト活用:帯域制御

研究室内やグループでの活用方法(在校生・教職員)

資料作成・保存

容量無制限のGoogleドライブ・Googleドキュメントを利用した研究室でのファイル共有、共同編集

Googleドライブでは簡単にファイルを共有することができます。レジュメや研究報告をドライブ内で作成しそのファイルを共有することで、グループ内でリアルタイムに編集・変更点の確認ができるだけでなく、打ち合わせなどでも全員が同じ資料を見ながら話ができます。また学生が就職活動などで忙しく、なかなか大学で時間が取れなくても自宅から週報の編集・追記を行うことも可能です。さらに、誰かが誤って文章を消してしまっても変更履歴が保存されているので、誤って削除してしまった時点までロールバック(復元)が可能ですので安心して利用することができます。

Googleドキュメントを活用した論文のオンライン修正

Googleドキュメントを利用して卒業論文を作成することで、オンラインでの論文チェックが可能です。教員と学生がなかなか時間が合わない場合でも、単語や文節に対して1つずつコメントをつけて返却できます。また後ほど消してしまった文書を復元することも可能ですので、スピーディに修正することができます。

参考リンク:コメントとディスカッションの概要

Googleドライブでの研究データや引き継ぎ資料の共有・保存

研究室内のグループ限定公開のドキュメントを扱う場合、NASなどではユーザの権限を都度変更する必要があり管理が大変です。Googleドキュメントでは、それぞれの文書のオーナーが誰と共有するかを決められるため手軽に限定範囲での共有が可能です。もちろん限定公開の共有フォルダを作成し、そこに保存すれば都度設定する必要もありません。卒業時もオーナーを後輩に渡すだけで使い続けることができます。

参考リンク:Googleドライブ - GoogleAppsヘルプ


連絡・コミュニケーション

Google+コミュニティによる研究室内やOBと現役生間のコミュニケーション

研究室のGoogle+コミュニティを作成することで様々な情報共有ができる掲示板として利用できます。例えば、研究室内のイベントの参加調整から、終了後に写真をアップすることで、気軽にイベントの記録などアルバムのように取ることができます。また、コミュニティに参加していた在校生が卒業してからも参加し続けることで、在校生とOBが繋がることができ、就活相談など後輩の相談に乗ったりすることもできます。

参考リンク:職場や学校で Google+ コミュニティを作成する - GoogleAppsヘルプ

Googleハングアウトでのグループチャットによるリアルタイム情報共有

研究室内での連絡にLINEやFacebookなどのツールを利用していることも多いかと思います。ただし、それぞれのツールは個人の利用有無があるため、場合によっては利用を依頼することになります。そこでGoogleHangoutsを利用すれば生涯アカウントを持つユーザであれば教員・学生関係なく誰でも利用でき、一度で多人数でテキストによるコミュニケーションができるようになるため、簡易的な全体連絡に利用することができます。

参考リンク:ハングアウト ヘルプセンター - ハングアウトヘルプ

Googleグループによる研究室や自主演習でのメーリングリスト管理

Googleグループではメーリングリストを作成できます。またブラウザから利用することで掲示板のように返信したり、過去のログを検索することもできます。さらに数年に渡って実施している研究んどの場合、通常のメーリングリストでは消えてしまい参照できない過去の内容も、当時在籍していなかった後輩がログを検索することで内容を確認することができます。
※ Googleグループのデフォルト設定では書き込まれた内容が公開されます。メンバー限定で利用する際は設定に十分注意の上ご利用下さい。

参考リンク:グループを作成する - Googleグループヘルプ

Googleサイトを利用した学会用ホームページの作成・公開

Googleサイトを利用することで、特別なソフトなどを利用せずにホームページをWebブラウザから簡単に作成することができます。テンプレートを利用することで、レイアウトが完成した状態から始めることができます。掲載内容の編集も複数のユーザで共同管理することができますので、管理者が構成のみ最初に決めておくだけで各ユーザが担当範囲を分担して管理することが可能です。

参考リンク:- Googleサイトヘルプ


スケジュール調整・リソース管理

Googleカレンダーによる研究室内での出張情報の共有

Googleカレンダー教員が出張情報を公開しておくことで、研究室の学生や他の教員にも周知することができます。カレンダーを複数使い分けることで、非公開にしたいプライベートな予定なども一元管理することができます。もちろんスマートフォンのアプリを利用する事で、PCとの予定同期もかんたんにできま

参考リンク:Google カレンダー ヘルプセンター - カレンダー ヘルプ

Googleカレンダーによる研究室の予定・物品管理

Googleカレンダー研究室の予定を管理することで、研究室のイベントや書類の提出締め切りなどを各個人のカレンダーにも表示することができます。さらに、打ち合わせスペースやノートPCといった共用の貸し出し物品を利用予約を登録しておくことで、利用時のバッティングを防ぐことができます。

参考リンク:カレンダーのリソースについて(会議室など) - GoogleAppsヘルプ

アンケート・意見聴取

Googleフォームによる研究アンケートの作成・回収

研究の評価やデータ取得の為にアンケートを取りたい場合、Webフォームを作成するのは手間がかかり、ファイルベースでエクセルファイルに記入・回収する方法も手間がかかります。Googleフォームを利用すると手軽に、項目をマウスで入れ替えたりできるなど、非常に多機能なWebアンケートを作成することができます。回答結果はGoogleスプレッドシートに保存され、一覧として見られるだけではなく、グラフを使った統計データを即時出力することも可能です。対象者は不特定多数の一般だけでなく、生涯アカウントユーザのみにログインの上回答してもらうことができます。

参考リンク:Google フォームでアンケートを作成する - ドキュメントエディタ ヘルプ

その他参考サイトなど

コラボレーションツールとしての使い方

参考リンク:ビジネスへの活用 - GoogleApps for Work
https://www.google.com/intx/ja/work/apps/business/use-cases/


卒業生としての活用

個人でのGoogleアカウントの利用

生涯アカウントは一般のGoogleアカウントと同様の機能がお使い頂けるだけでなく、さらに保存容量が無制限となるなど個人やグループでお使い頂く際に非常に便利にお使い頂くことができますのでぜひご活用下さい。
※ファイル共有設定など一部機能に制限があります。

大学からの連絡の受信・アンケートへの回答

生涯アカウントのメールに大学からのお知らせや学内外でのイベント情報、連絡をお送りさせて頂きます。またアンケートなど、卒業生の皆様にお願いさせて頂くこともありますので、その際はお手数ですがご協力の程よろしくお願い致します。
※メール受信を確認頂けるよう、普段お使いの転送設定やスマホへのアカウント登録をお願い致します。
※生涯メールの転送設定は利用開始・設定マニュアルをご覧下さい。

オンラインの卒業証明書・成績証明書の申請依頼(試行中)

卒業生の方はポータルサイトから卒業証明書・成績証明書の申請依頼が可能です(書類の送付は郵送です)。郵送・窓口での申請には書類作成・記入・申請書の送付などの手続きが必要でしたが、生涯アカウントを利用することで氏名や学生番号、卒業年など確認が必要な情報の記入も不要となっております。
※利用にあたっての注意事項についてはログイン後のポータルサイトTOPに記載されています。

ユーザ検索・メッセージ送信機能での同窓生への検索・連絡

ユーザ検索機能で研究室の先生や、メッセージが送信できます。卒業してから長らく連絡を取っていなかったユーザと近況についてやり取りしたり、久々に会う約束をしたり、さらにメールやハングアウトで繋がればいつでもやり取りができるようになります。
※双方が事前に「ユーザ検索・メッセージ送信機能」設定を有効にしている必要があります。

研究室のGoogle+コミュニティの検索

Google+コミュニティで卒業した研究室や同期のコミュニティを探して、見つかった場合は「コミュニティに参加」もしくは「参加をリクエスト」を選択して参加してみて下さい。もし研究室のコミュニティがない場合はコミュニティを作成して、先輩・後輩・教員を誘ってみて下さい。知らない世代同士でつながりが生まれイベントや写真を共有することで現在の研究室の様子が分かったり、年末の卒業生同士での忘年会連絡などにも使うことができます。また、同業を希望する後輩から進路についての相談があるかもしれませんので、その時はアドバイスしてあげて下さい。

※複数のGoogleアカウントをお使いの場合、Google+ページ右上のログインが生涯アカウントとなっていることをご確認ください。一般アカウントでは生涯アカウント限定コミュニティは表示されません。


個人での活用

論文連絡先での生涯メールアドレスの活用

論文を学会誌や学外発表時に投稿する場合には大学メールアドレスを記載している方が多いと思いますが、卒業や退職によって連絡先として利用できなくなります。そのため、その後に論文を読んだ他大学の研究者から連絡があったとしてもメールが受け取れず、折角の研究機会を損失してしまうかもしれません。そこで、生涯メールアドレスを連絡先記載しておくことで卒業・退職後も連絡が取れるようになり、同じチームの後輩や教員に引き継ぐことが可能となりますのでぜひ活用してください。

GppgleAppsツール紹介

以下GoogleAppsのツール紹介を参考に活用方法を見つけてみて下さい。

参考リンク:GoogleApps ツール紹介
https://www.google.com/intx/ja/work/apps/business/products/

GoogleApps 利用ドキュメント

GoogleAppsを利用する上での様々な資料(操作説明書)があります。

参考リンク:GoogleApps ユーザーラーニングセンター
http://learn-ja.googleapps.com


Googleサポート

Google各アプリケーションの設定・ヘルプです。

参考リンク:Googleヘルプ
https://support.google.com


GoogleApps活用方法

おしえて!あっぷす先生

第 1 回目 : イベント出欠確認での Google カレンダーの活用方法



第 2 回目 : Gmail のラベルとフィルタ活用で、効率的にメール管理



第 3 回目 : Google ドライブでファイルを共有、共同編集



第 4 回目 : Gmail と Google カレンダーで不在通知



第 5 回目 : 共同編集でコメント機能活用

http://googleforwork-japan.blogspot.jp/2015/04/5.html


第 6 回目 : Google ドライブのファイルのオーナー権限変更



第 7 回目 : ハングアウト活用でスピーディーにコミュニケーション


第 8 回目 : 海外出張でハングアウト活用:帯域制御